Lucrările Summit-ului se vor desfăşura la Bucureşti, în perioada 23 - 25 martie 2009, la Centrul Internaţional de Conferinţe din cadrul Palatului Parlamentului.

Clădirea aleasă pentru desfăşurarea lucrărilor este cea mai mare clădire administrativ-civilă din lume, conform Guiness Book of World Records.

Participanţii la Summit vor beneficia de traducerea simultană a lucrărilor în limbile engleză, franceză, spaniolă, arabă, rusă şi română.

^NOU Materiale Summit
Documentele oficiale ale Summit-ului vor fi puse la dispoziţia participanţilor, atât în kit-ul de conferinţă , cât şi în zona de distribuire a documentelor, la intrarea în sala de conferinţă.

Delegaţii vor avea posibilitatea să distribuie propriile materiale în spaţiul amenajat în acest scop, la intrarea în sala de conferinţă. Rugăm delegaţii care intenţionează să distribuie documente să le aducă în număr suficient, întrucât la secretariatul Summit-ului nu vor exista facilităţi de multiplicare pentru documente neoficiale.

în agenda Summit-ului, Comitetul de Organizare a introdus, pentru prima dată, o sesiune deschisă, pe parcursul căreia delegaţii vor putea avea intervenţii în plen cu privire la subiecte care nu sunt incluse în agendă. Rugăm delegaţii care intenţionează să folosească această oportunitate să notifice acest lucru în Formularul de înregistrare, care va fi disponibil pe pagina de internet a Summit-ului www.summitgp2009.ro începând cu data de 1 ianuarie 2009.

^NOU  Parchetul General va acoperi costurile legate de cazare pentru doi delegaţi din fiecare stat participant, pentru trei nopţi, la unul dintre hotelurile de 5 stele destinate Summit-ului: Intercontinental şi Radisson SAS .

Pentru ceilalţi membri ai delegaţiilor şi pentru persoanele acompaniatoare, Comitetul de Organizare va face toate diligenţele pentru rezervarea camerelor solicitate în aceleaşi hoteluri, costurile urmând să fie suportate de fiecare delegat.

Toate costurile suplimentare (room-service, laundry, mini-bar, apeluri telefonice etc.) vor fi achitate de către fiecare delegat, la recepţia hotelului, înainte de plecare.

Delegaţii care intenţionează să îşi facă propriile aranjamente de cazare sunt rugaţi să notifice acest lucru în Formularul de înregistrare şi sunt rugaţi să reţină că transportul la Palatul Parlamentului şi la evenimentele de socializare se va efectua doar de la hotelurile oficiale ale Summit-ului.

Pentru delegaţii participanţi la Summit, Comitetul de Organizare va asigura mesele de prânz şi pauzele de cafea la locul de desfăşurare al evenimentului, în datele de 24 şi 25 martie 2009. Micul dejun este inclus în tariful camerelor şi va fi servit la fiecare hotel în parte.

Participanţii la Summit trebuie să deţină un paşaport valabil sau un alt document oficial de călătorie. Informaţii referitoare la regimul de acordare a vizelor pot fi obţinute de la Ambasadele României în străinatate sau vizitând pagina de internet a Ministerului Afacerilor Externe: www.mae.ro, secţiunea vize. Informaţii suplimentare şi clarificări pot fi solicitate şi la adresa de e-mail: visasummitgp2009@mpublic.ro.

Toate delegaţiile naţionale şi invitaţii speciali la Summit vor beneficia de statut VIP şi vor fi primiţi în salonul oficial al Aeroportului Internaţional Henri Coandă din Bucureşti.

Delegaţii care, din diverse motive, vor utiliza curse aeriene care aterizează pe Aeroportul Internaţional Aurel Vlaicu – Bucureşti Băneasa, sunt rugaţi să specifice acest lucru în Formularul de înregistrare, pentru a li se asigura primirea şi transferul la hoteluri.

^NOU Din raţiuni organizatorice şi pentru a se putea asigura transferul delegaţiilor în bune condiţii, rugăm pe toţi participanţii care nu au completat informaţiile referitoare la datele de sosire şi de plecare, precum şi cele referitoare la cursele aeriene pe care le vor folosi să completeze Formularul de înregistrare, în acest sens, până cel târziu 13 martie 2009.

Transportul internaţional al delegaţilor la Summit cade în sarcina acestora. Delegaţii sunt rugaţi să completeze informaţiile referitoare la datele de călătorie  şi zboruri utilizate în Formularul de înregistrare.

Comitetul de Organizare va asigura transportul tuturor participanţilor de la aeroport la hotelurile în care sunt cazaţi şi retur, precum şi transportul de la hoteluri la Palatul Parlamentului şi la evenimentele de socializare.

Delegaţii care intenţionează să îşi facă propriile aranjamente de transport de la aeroport la hoteluri şi retur sunt rugaţi să menţioneze acest lucru în Formularul de înregistrare.

^NOU  Organizatorii au amenajat două puncte de informare şi pentru înregistrarea participanţilor în holurile hotelurilor unde sunt cazaţi delegaţii, respectiv Intercontinental şi Radisson SAS, care vor funcţiona după următorul program:
           - 21 martie: 9⁰⁰- 16⁰⁰
           - 22 martie: 9⁰⁰- 18⁰⁰
           - 23 martie: 9⁰⁰- 24⁰⁰
           - 24 martie: 7⁰⁰- 20⁰⁰
           - 25 martie: 7³⁰- 18⁰⁰
           - 26 martie: 8⁰⁰- 18⁰⁰

In cadrul Palatului Parlamentului va fi amenajat un punc de înregistrare şi informare, care va funcţiona după următorul program:

           - 24 martie: 8⁰⁰- 18⁰⁰
           - 25 martie: 8⁰⁰- 17⁰⁰

In acestă locaţie va funcţiona şi secretariatul Summit-ului, după următorul program:
           - 23 martie: 14⁰⁰- 18⁰⁰
           - 24 martie: 8⁰⁰- 18⁰⁰
           - 25 martie: 8⁰⁰- 17⁰⁰

Delegaţii pot primi mesaje telefonice şi/sau transmisiuni fax la numere din secretariatul amplasat în cadrul Palatului Parlamentului:

     Tel:  (+4) 021 318 3994
            (+4) 021 318 3995
            (+4) 021 318 3998
     Fax: (+4) 021 318 3979

Mesajele le vor fi remise destinatarilor în cel mai scurt timp de către personalul de suport. Pentru orice informaţii legate de participarea la Conferinţă, vă rugăm să vă adresaţi personalului care deserveşte cele două puncte de înregistrare şi informare.
Hostesele şi asistentele de sală vă vor ajuta să vă orientaţi cu uşurinţă în spaţiile destinate Conferinţei.

^NOU Intâlniri bilaterale
Organizatorii pun la dispoziţia delegaţiilor participante un spaţiu pentru întâlniri bilaterale (aproximativ 30 mp şi mobilat pentru a primi max.10 persoane). Programările pentru utilizarea acestei săli se fac la Secretariatul Summit-ului din cadrul Palatului Parlamentului. Sala va fi disponibilă în fiecare din cele două zile de lucrări în intervalul 9⁰⁰- 17⁰⁰ şi va fi rezervată pe baza principiului "primul sosit, primul servit". Având în vedere numărul mare de delegaţii, durata unei întâlniri bilaterale va fi limitată la 30 de minute, cu pauze de 10 minute între întâlniri.

^NOU Delegaţii prezenţi la Summit şi persoanele acompaniatoare sunt invitaţi să participe, în seara zilei de 23 martie, la o recepţie de bun venit, la Sala Tronului din cadrul Palatului Regal, iar în seara zilei de 24 martie 2009, la un dineu informal, la Sala Unirii din cadrul Palatului Parlamentului, oferite de către Procurorul General al României. Participanţii sunt rugaţi să completeze câmpul corespunzător acestei secţiuni din Formularul de înregistrare.

Comitetul de Organizare invită toţi participanţii care sosesc la hoteluri în data de 23 martie, până la ora 14:30, să participe la un tur al Bucureştiului, între orele 15:00 – 17:30. Doritorii sunt rugaţi să notifice intenţia de participare în secţiunea relevantă din Formularul de înregistrare.

^NOU Pe durata turului, participanţii vor avea posibilitatea să vadă câteva dintre cele mai reprezentative clădiri şi zone din Bucureşti.

^NOU Pentru persoanele care vor însoţi delegaţii la Summit, Comitetul de Organizare propune trei programe cultural-turistice, după cum urmează:

24.03.2009
Program de dimineaţă de 3 ore (09:30 - 12:30) - 85 euro/pers. (tariful include: transport, ghid, biletul de intrare, masa de prânz şi taxe)

Obiectiv turistic: Muzeul Satului
Muzeul Naţional al Satului - "Dimitrie Gusti" Bucureşti, este unul dintre primele muzee în aer liber din România şi din lume; el fiind un moment al istoriografiei de specialitate şi un model constituit în timp. Pentru refacerea atmosferei şi ambiantului rural specific, specialiştii au remodelat "satul" românesc, care însumează caracteristicile şi identitatea tuturor satelor din România.
Muzeul în aer liber transpune habitatul tradiţional în dezvoltarea sa spaţială între sec. al XVII-lea şi începutul sec. al XX-lea.
Vizita în muzeu prilejuieşte cunoaşterea comparativă a arhitecturii tradiţionale, monumentele fiind grupate pe provincii istorice (Transilvania, Banat, Oltenia, Muntenia, Dobrogea şi Moldova);
Toate construcţiile sunt originale, desfăcute piesă cu piesă, transportate în condiţii deosebite şi remontate în muzeu, reconstrucţia interioarelor respectând, în general, o viziune de sinteză, specifică secolului al XIX-lea.

Ca variantă de rezervă, în caz de condiţii meteorologice nefavorabile (ploaie) programul de dimineaţă va avea ca obiectiv de vizită Muzeul Ţăranului Român.

Muzeul Ţăranului Român, Muzeu Naţional de Arte şi Tradiţii, deţine cea mai bogată colecţie de obiecte ţărăneşti din România. Cele aproape 90.000 de piese aflate în patrimoniul său ajută la înţelegerea culturii satului. Acest veritabil tezaur de interes naţional şi internaţional este depozitat şi conservat după riguroase criterii ştiinţifice şi beneficiază, încă de la constituirea colecţiei, de cataloage sistematice şi de un complex de fişiere realizat ulterior. Raţiuni practice dar şi legi consacrate de depozitare şi conservare au condus la împărţirea patrimoniului în mai multe colecţii: ceramică, port, textile, obiecte din lemn, religioase, obiceiuri etc.

Program de după-amiază de 5 ore (12:30 - 17:30) - 95 euro/pers. (tariful include: transport, ghid, bilete de intrare, masa de prânz şi taxe)

Obiective turistice: Ateneul Român şi Palatul Cotroceni
Palatul Cotroceni
Palatul Cotroceni este parte a Muzeului Naţional Cotroceni, instituţie specializată pentru prezentarea istoriei medievale şi moderne a palatului, a evoluţiei şi transformărilor lui de-a lungul timpului. Prin conţinutul său, muzeul expune o bogată gamă de valori aparţinând artei noastre naţionale, ca şi artă decorativă română si internaţională.
In prezent, ansamblul Cotroceni  dovedeşte că are un design arhitectural de o unitate compoziţională şi artistică clară. Nucleul constructiv este mănăstirea ridicată de Şerban Cantacuzino la sfârşitul secolului al XVII-lea, o excepţională piesă a artei şi arhitecturii medievale româneşti. Aceasta a suferit numeroase schimbări de-a lungul celor trei secole de existenţă, unele fiind remarcabile prin design şi proporţii, unele fiind total neadecvate. Dar ele nu au afectat mult concepţia clădirii iniţiale, structura şi expresia generală a volumelor fiind păstrate. Arhitectura interioară a spaţiilor dedicate muzeului este percepută ca un conglomerat stilistic, la prima vedere conducând la o uşoară confuzie, prin punerea laolaltă sau suprapunerea de intervenţii de remodelare fucţionale şi estetice.

Ateneul Român
Este una dintre cele mai reprezentative clădiri ale capitalei, fiind ridicată între anii 1886 - 1888, după planurile arhitectului francez Albert Galleron. Arhitectura exterioară este o îmbinare de stiluri: neoclasic, baroc, ionic.
In sala de concert, bolta a fost decorată cu numeroase elemente zoo, fito şi antropomorfe în relief policromat aurit, pentru a aminti de cerurile din basmele româneşti.
Partea centrală a parterului este susţinută de 12 coloane realizate în stucatură, iar din rotondă se ajunge în sală pe 4 scări monumentale din marmură de Carrara. Tot din rotondă porneşte şi scara de onoare.
De remarcat este ansamblul de pictură, cu o lungime de 75 m şi o înălţime de 3 m, realizat între anii 1933 şi 1938 în tehnica "Al Fresco", de către prof. Costin Petrescu. Ansamblul reprezintă "cartea deschisă a istoriei pentru cei ce o privesc".

Notă: In situaţia în care o persoană acompaniatoare optează să participe la ambele programe din data de 24 martie, aceasta va beneficia de un tarif redus, respectiv 150 euro.

25.03.2009
Program de dimineaţă de 3 ore şi jumătate (09:30 - 13:00) - 50 euro/pers. (tariful include: transport, ghid, bilete de intrare şi taxe)

Obiective turistice: Palatul Regal şi Palatul Parlamentului
Palatul Regal cu vizitarea Galeriei Naţionale de Artă, care cuprinde Galeria de Artă Veche Românească şi Galeria de Artă Românescă Modernă.
Galeria de Artă Veche Românească oferă, prin cele 900 de piese expuse, o imagine unitară asupra vieţii culturale din provinciile istorice: Ţara Românească, Moldova şi Transilvania din secolele XIV - XVIII. Printre acestea se evidenţiază fragmente de fresce, icoane, broderii, manuscrise miniate, sculpturi în lemn şi piatră etc.
Galeria de Artă Românească Modernă reconstituie, prin cele 700 de picturi şi sculpturi, traseul artei româneşti de la începutul secolului al XIX-lea - ilustrat prin desprinderea de artă religioasă de sorginte bizantină - la epoca marilor clasici ai artei româneşti.

Palatul Parlamentului
Amplasată în centru istoric şi geografic al Bucureştilor, construcţia atrage privirile prin stilul arhitectonic deosebit.
Cartea Recordurilor Guinness World Records o consideră ca fiind cea mai mare clădire administrativă civilă din lume, având în vedere suprafaţa de 330.000 mp, şi cea de-a treia ca volum (2.550.000 mc).
Palatul Parlamentului României este una dintre clădirile cele mai controversate de pe mapamond dat fiind ca nicio altă construcţie nu a  mai beneficiat, până acum, de o asemenea avalanşă copleşitoare de epitete, oscilând între "genial" şi "monstruos".
Construcţia, ale cărei lucrări au demarat în iulie 1984, este structurată pe 6 niveluri şi împărţită în 21 de corpuri. Ea cuprinde o uriaşă împletitură de sculpturi monumentale, ipsoserii aurite, pardoseli decorative, tavane dantelate, brocarturi, tapiserii şi covoare grele, toate într-un şir de saloane, galerii, holuri şi săli de dimensiuni generoase, care se desprind sau se unesc simplu, copleşitor şi armonios. Marmuta de Ruşchiţa îşi trimite reflexele din pardoseli, din coloane, din pereţi şi din plafoane.
Lemnul de stejar, de mahon şi de fag te îmbie cu căldura sculpturilor de mare rafinament, egalate, poate doar de stucaturile de ipsos sau de cristalurile şi alămurile candalebrelor.
 
Notă: Pentru persoanele acompaniatoare participante la acest program, Comitetul de organizare oferă masa de prânz la Palatul Parlamentului.

Delegaţii care sosesc la Bucureşti în data de 22 martie pot opta pentru un program turistic în data de 23 martie, după cum urmează:

^NOU Opţiunea 1: Bucureşti - Ploieşti - Sinaia (120 km Nord faţă de Bucureşti în zonă montană) - Program de 7 ore (09:00 - 18:00) - 98 euro/pers. (tariful include: transport, ghid, bilete de intrare, masa de prânz şi taxe).

Obiectivele turistice incluse în acest program sunt: Castelul Peleş şi Castelul Pelişor

Castelul Peleş din Sinaia, cel mai impresionant castel din România, un important reper turistic din zona Valea Prahovei. Castelul Peleş are 160 camere (stilul predominant fiind cel renascentist germanic, care se îmbină armonios cu alte stiluri precum cel renascentist italian, gotic, baroc german, austriac, turcesc şi francez rococo) şi un turn central de 66 m înălţime. In prezent, Castelul Peleş adăposteşte un valoros muzeu cu ample colecţii de picturi, sculpturi, armuri, covoare, mobilă, tapiserii, statuete, obiecte de ceramică, elemente de veselă din aur, argint şi porţelan, vitralii etc. Mobilierul de artă, care decorează majoritatea încăperilor castelului, cuprinde piese originale datând din secolul al XV-lea, realizate în cunoscute ateliere europene din Mainz, Munchen, Viena, Hamburg.
Castelul Peleş este înconjurat de şapte terase concepute iniţial în stilul renaşterii italiene târzii şi decorate cu statui (aparţinând sculptorului italian Romanelli), fântâni sculptate în piatră, vase ornamentale şi marmură de Carara de o frumuseţe impresionantă. Arhitecţii au utilizat din abundenţă decoraţiunile din lemn, atât la exterior, cât şi în interiorul castelului, şi acest lucru oferă un aspect cu totul special clădirii.

In apropierea Castelului Peleş se află Castelul Pelişor, construit în stil vienez, destinat iniţial prinţului Ferdinand I, azi muzeu. Castelul Pelişor are 99 de încăperi, iar mobilierul şi decoraţiunile interioare sunt realizate, în bună măsură, de către Bernhard Ludwig, indicând un spaţiu rezidenţial (hall, cabinete de lucru, capelă, "câmara de aur"), tributar inovaţiilor mişcărilor artistice de la începutul secolului XX. Colecţiile cuprind pictura românească şi europeană a sec.XIX - XX, mobilier de diverse stiluri realizat în concordanţă cu interioarele, piese de ceramică şi faianţă, sticlărie şi piese decorative de interior.

Opţiunea 2: Tur panoramic al municipiului Bucureşti - program de 6 ore (11:00 - 17:00) - 115 euro/pers. (tariful include: transport, ghid, bilete de intrare, masa de prânz şi taxe).

Programul cuprinde o mare parte a obiectivelor turistice existente în Bucureşti şi vizitarea unui palat impresionant, Mogoşoaia.

Palatul Mogoşoaia, aflat la 10 km de Bucureşti, a fost construit între anii 1698 - 1702 de către Constantin Brâncoveanu în stil arhitectural românesc renascentist sau stil brâncovenesc, o combinaţie de elemente veneţiene cu elemente otomane. Palatul poartă numele văduvei boierului Mogoş care deţinea pământul pe care a fost construit. Palatul a fost renovat în anii 1920 de către Martha Bibescu. Mai târziu, palatul a devenit un loc de întâlnire pentru politicienii şi lumea bună a anilor 1930. In prezent, Palatul Mogoşoaia adăposteşte Muzeul de Artă Brâncovenească şi este un important punct de atracţie turistică.

Notă: Având în vedere că cele două programe se desfăşoară în paralel şi că există şi opţiunea pentru turul din data de 23 martie 2009 (orele 15:00 - 17:00), oferit de organizatori, rugăm participanţii să studieze cu atenţie programele şă să facă o singură opţiune pentru ziua de 23 martie, cu menţionarea, dacă este cazul a persoanelor acompaniatoare. Este imperios necesar ca aceste informaţii să fie completate în Formularul de înregistrare.

La sfârşitul lunii martie, temperatura diurnă în Bucureşti variază între 10⁰C si 20⁰C şi sunt posibile precipitaţii sub formă de ploaie. Vă recomandăm să vă aduceţi haine adecvate, mai ales pentru seară.

Delegaţii sunt sfătuiţi să îşi procure o asigurare de călătorie valabilă pentru România. Comitetul de Organizare nu va fi răspunzător pentru accidentele personale, pierderile sau daunele cauzate bunurilor proprii.

Comitetul de Organizare va pune la dispoziţia participanţilor un serviciu medical pentru cazuri urgente. Totuşi, dacă starea sănătăţii dumneavoastră necesită o atenţie specială, vă rugăm să transmiteţi detalii în acest sens Comitetului de Organizare, prin intermediul Formularului de înregistrare. Farmaciile şi celelalte servicii medicale sunt accesibile 24/7.

în România, plăţile se efectuează în moneda naţională, Leul românesc (RON). Pentru operaţiunile de schimb valutar, vă recomandăm să utilizaţi serviciile bancare sau ale birourilor oficiale de schimb valutar. Puteţi utiliza majoritatea cărţilor de credit pentru retragerea de numerar din bănci sau din ATM-uri (bancomate), precum şi pentru efectuarea de plăţi la hoteluri, în majoritatea restaurantelor şi în marile magazine.

^NOU Cu titlu informativ, rata de schimb oficială la începutul lunii martie 2009 a fost de 1 Euro = 4,29 RON şi 1 USD = 3,40 RON .

Puteţi cumpăra cartele telefonice de la numeroasele magazine cu produse de telefonie care există în Bucureşti, la preţuri rezonabile.

Comitetul de Organizare va pune la dispoziţia participanţilor la Summit facilităţi de acces la Internet, la sediul conferinţei. Hotelurile destinate Summit-ului dispun de facilităţi de conectare la Internet şi de servicii de telefonie internaţională.

Bucureştiul este un oras multi-cultural, cu o mare varietate de stiluri vestimentare. Prin urmare, nu există restricţii referitoare la ţinuta vestimentară.

^nou în ceea ce priveşte evenimentele de socializare, tipurile de vestimentaţie recomandate sunt: ţinută formală pentru recepţia de bun venit din data de 23 martie 2009 şi ţinută informală pentru dineul din data de 24 martie 2009.

în România este utilizată alimentarea cu energie electrică de 220 volţi. Adaptoare pentru această tensiune se pot găsi în magazinele de specialitate. Pentru a economisi timp, vă recomandăm să le aduceţi cu dumneavoastră.

România oferă o mare varietate de mâncăruri şi băuturi, atât tradiţionale, cât şi internaţionale. Apa de la robinet este potabilă, dar este recomandat să beţi apă îmbuteliată.

Dacă aveţi anumite preferinţe sau constrângeri în ceea ce priveşte dieta, vă rugăm să menţionaţi acest lucru în Formularul de înregistrare.

România este localizată în zona GMT + 2, de la sfârşitul lunii octombrie până la sfârşitul lunii martie.

Bucureştiul este mândru de viaţa sa culturală deosebit de activă, reprezentată de numeroase teatre, cinematografe, spectacole oferite de Opera Naţională şi  concerte ale Filarmonicii de Stat, precum şi de muzee şi expoziţii de artă permanente sau temporare.

în zona centrală a oraşului există numeroase cluburi, cu diverse profiluri: jazz, cabaret, disco, house.

Bucureştiul este un oraş sigur din punct de vedere al siguranţei individuale. Pentru a evita eventuale neplăceri, este recomandat să nu vă aventuraţi în cartiere periferice şi să nu vă angajaţi în tranzacţii de orice fel cu persoane necunoscute.

Delegaţii vor găsi pe spatele ecusonului numerele de telefon la care pot apela în situaţii de urgenţă.